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Die Implementierung von SaaS CRM - Eine einfache Reise, wenn Sie gut vorbereitet sind

Die Implementierung eines CRM-Systems ist keine einmalige Aktion, sondern eine Reise. Und wie bei allen Reisen läuft es immer angenehmer, wenn Sie vorbereitet sind. Nehmen wir an, sie haben ihre “Hausaufgaben” gemacht.

 

  • Sie wissen, warum Sie ein CRM-System möchten – entweder haben Sie ein altes System, das ihren Erwartungen nicht mehr entspricht, oder SIe haben eines und haben erkannt, dass die von jedem Ihrer Vertriebsmitarbeiter separat verwalteten Excel-Dateien nicht funktionieren

  • Sie haben das richtige CRM-System für Sie ausgewählt (Salesforce CRM- gibt es eine andere Alternative?;-)) – Es gibt heute eine Vielzahl von CRM’s, die Auswahl des richtigen Systems ist eine Aufgabe, die von großer Bedeutung ist. Wenn Sie Unterstützung benötigen und trotzdem nicht sicher sind, wie SIe das richtige CRM-System auswählen, haben wir einen Artikel, den Sie hier lesen können

  • Sie wissen, warum Sie das CRM-System als Cloud-Lösung haben möchten – es wurde bereits oft erwähnt, aber wir alle wissen: reibungslose Installation, einfacher Zugriff, benutzerfreundliche Nutzung, erschwingliche Preise, hohes Sicherheitsniveau, Flexibilität und einfache Skalierbarkeit sind einige Gründe für die Wahl der Saas-Option

  • Sie haben das Budget zugewiesen – und mit ihrer Finanzabteilung besprochen, warum OPEX sinnvoll ist

  • Sie haben ihr Team auf das neue CRM-System vorbereitet – Sie erinnern sich, ihr Team vorzubereiten, richtig? Ohne ein Team für ein neues CRM wird diese Implementierung nicht funktionieren! Zunächst muss eine Person ernannt werden, der die Rolle des Projektmanagers übernehmen wird. Jemand, der versteht, warum die Implementierung von CRM so wichtig ist, der von den Vorteilen überzeugt ist und die Berechtigung hat, verschiedene Ressourcen zu leiten, die zum Abschluss der Implementierung erforderlich sind. Dann muss ihr Team informiert werden, die Gründe für ein neues CRM-System müssen mitgeteilt werden und Feedback muss gehört werden.

Sobald diese Punkte erledigt sind, kann die Implementierung beginnen.

Warten Sie! Eine weitere Frage, die jedes Unternehmen beantworten muss, bevor der Implementierungsprozess beginnt: Wollen wir es selbst tun oder benötigen wir einen professionellen Partner, der uns auf dieser Reise begleitet? Sie müssen bedenken, dass Cloud-basierte Produkte zwar häufig als einfach und schnell "nur ein paar Klicks im Panel" zu implementieren sind, die Realität jedoch anders ist.

Sie benötigen Experten, die das Produkt gründlich kennen und Zeit haben, um Implementierungen durchzuführen. Nur wenige Unternehmen haben die Gewissheit, selbst ein kleines Team innerhalb der internen IT-Abteilung zu beauftragen, damit sie sich Zeit nehmen können, um Neues zu lernen und später mit der Implementierung zu beginnen. Und selbst wenn dies möglich ist, wird ihnen die Erfahrung fehlen, die engagierte Partner für Dutzende von Projekten in verschiedenen Branchen gewonnen haben.

Gleichzeitig besteht die einzige Aufgabe von CRM-Partnern darin, sicherzustellen, dass die Implementierung reibungslos verläuft, da dies die einzige Aufgabe ist. Darüber hinaus bringen sie zusätzlichen Wert auf vertikales Verständnis und Prozesswissen, um die Implementierung für Sie so einfach wie möglich zu gestalten. Einen richtigen Partner zu finden, ist wie ein guter, zuverlässiger Reiseführer für Ihre Reise.

Sobald Sie ihre Reise geplant haben und ihr Reiseführer sie am Urlaubsort empfangen hat, kann die tatsächliche Reise beginnen. Doch wo fangen Sie an?


  1. Sie beginnen mit der Definition der spezifischen Ziele und Ergebnisse der Implementierung. Sie haben ein Brainstorming mit Ihrem Partner und allen internen Stakeholdern, besprechen deren Bedürfnisse und Erwartungen, analysieren die aktuellen Vorgänge und entwickeln Anwendungsfälle. Es muss klar sein, welche Umsatz- und CRM-Kennzahlen Sie durch den Einsatz von CRM verbessern möchten. Dies wird erforderlich sein, um sicherzustellen, dass Ihre CRM-Lösung so angepasst und in Ihre Ressourcen integriert ist, dass Sie die Implementierung optimal nutzen können. Stellen Sie sicher, dass Sie mit den besten Business-Analysten und Architekten arbeiten, die Ihnen der Implementierungspartner zur Verfügung stellen kann. In dieser entscheidenden Phase nach Einsparungen zu suchen, lohnt sich normalerweise nicht.

  2. Als Nächstes müssen Sie alle erforderlichen Implementierungsaufgaben skizzieren und den Projektzeitplan abschätzen. Es wäre perfekt, um sicherzustellen, dass alles, was zur Erreichung der oben definierten Ziele geschehen muss, auf Papier oder vorzugsweise in einem gemeinsam genutzten Tool aufgeschrieben wird, auf das alle Parteien Zugriff haben und dem sie folgen kann. Beispiele sind Jira oder Confluence von Atlassian. Ihr Partner kann Ihnen auch Zugriff auf die von ihm verwendeten Tools gewähren. Der Schlüssel hier ist, ein ideales Gleichgewicht zwischen Ihrem gewünschten Vertriebs- und CRM-Prozess und der Software-Implementierung zu finden. Einerseits können SaaS-Lösungen relativ standardisiert sein, sie werden jedoch auf der Grundlage der Erfahrungen mehrerer Unternehmen entwickelt und verfügen über einige Best Practices. Auf der anderen Seite müssen Sie sicherstellen, dass eine neu implementierte Software in den Workflow Ihres Unternehmens passt, ohne ihn zu beeinträchtigen. Denken Sie auch daran, dass die Implementierung eines neuen Tools eine Chance sein kann, Ihren Vertriebsablauf so anzupassen, dass er noch effizienter ist.

  3. Anschließend beginnt Ihr Partner mit der Konfiguration des Systems, damit es Ihren Erwartungen entspricht, und entwickelt möglicherweise Elemente, die möglicherweise nicht vorhanden sind, die Sie jedoch für erforderlich halten. Es ist äußerst wichtig, dass ein Kunde in dieser Phase so weit wie möglich einbezogen wird, um sicherzustellen, dass alles darauf abzielt, bereits auf Ihre Bedürfnisse einzugehen. In letzter Zeit haben viele Unternehmen einen so genannten agilen Ansatz bei der Entwicklung von Sprints eingesetzt. Dem Kunden wird sofort das Ergebnis jedes Sprints angezeigt und es besteht die Möglichkeit, einzelne Komponenten und Merkmale zu testen, bevor das gesamte System eingeführt wurde. Falls Änderungen am Design erforderlich sind, können diese jederzeit implementiert werden.

  4. Was können Sie in der Zwischenzeit tun? Bereiten Sie Ihre Daten vor. Das neue System benötigt Öl zum Betrieb, und Daten sind das heutige Öl der Welt. Sie sollten alle unordentlichen Daten bereinigen, und dies sollte auch dann geschehen, wenn Sie sicher sind, dass Ihre Datensteuerung auf höchster Ebene ist. Versuchen Sie, Fehler bei der Dateneingabe zu vermeiden. Stellen Sie sicher, dass alle Kontakte eingetragen und auf dem neuesten Stand sind. Fügen Sie alle doppelten Konten zusammen. Nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um genau zu entscheiden, welche Daten in ein neues CRM übertragen werden. Denken Sie daran, Sie verschieben Ihren alten Verkaufsprozess nicht dorthin, Sie haben einen bevorzugten, dem Sie folgen möchten. Wenn der Umfang der Migration die Fähigkeiten Ihrer Excel-Dateien übersteigt, sprechen Sie mit Ihrem Partner, der mit Hilfe spezieller Tools für automatisierte Datenmigrationen Millionen von Datensätzen migrieren kann.  

  1. Wenn Konfiguration und Entwicklung abgeschlossen sind, wird die Anwendung gestartet und die Tests beginnen. Wenn Sie den offiziellen Wechsel zu einem neuen CRM vornehmen, beginnen Sie klein. Importieren Sie eine kleine Gruppe von Kontakten, um den Import zu testen. Stellen Sie sicher, dass die Felder ausgerichtet sind und alle Datenkomponenten für einen einzelnen Kontakt vorhanden sind. Es ist eine gute Möglichkeit, kleine Fehler zu erkennen und zu beheben, bevor alle Daten mit minimalem Aufwand übertragen werden.

  2. Es ist sinnvoll, alle Einstellungen auszuwerten. Überprüfen Sie, ob Konfigurationsprobleme vorliegen. Prüfen Sie, ob die Anpassung richtig ist. Sprechen Sie mit Ihrem Implementierungspartner und binden Sie die wichtigsten Stakeholder und Power User dazu ein, das System zu überprüfen und Feedback zu geben. Sie werden es sein, sie müssen es sicherstellen, dass alles reibungslos läuft. Im Gegensatz zu Ihrem Partner können Ihre Mitarbeiter dabei helfen, verschiedene aktuelle oder potenzielle Probleme zu erkennen, da sie Ihr Unternehmen am besten kennen!  7.     Endlich Zeit für einen großen Sprung! Nachdem Sie alle Anpassungen vorgenommen haben, können Sie alle Ihre verbleibenden Daten in ein neues CRM importieren. Es ist äußerst wichtig, alle interessierten Parteien über das Datum und die Uhrzeit eines Wechsels zu informieren, um mögliche Datenlücken zu vermeiden (d. H. Vertriebsmitarbeiter, die Kontakte oder Verträge in den alten Tools eingeben, nachdem die Daten bereits in ein neues CRM übertragen wurden).

 

Und Sie haben es geschafft! Sie haben das neue CRM-System implementiert. Zumindest scheint es so, aber kluge Benutzer werden mehrere Schritte unternehmen, um sicherzustellen, dass CRM alle versprochenen Vorteile bringt:

  • Überwachen Sie die Einführung eines neuen Tools bei Ihren Mitarbeitern. Z.B. Saleforce empfiehlt, drei Bereiche für die Übernahme zu ermitteln: Nutzung, Datenqualität und Geschäftsleistung. Alle erforderlichen Mitarbeiter sollten mit Ihrem CRM vertraut sein und es aktiv nutzen. Ansonsten hätte es keinen Sinn, eine neue Plattform bereitzustellen 
  • Erstellen Sie Berichte basierend auf den zu Beginn definierten Zielen. Dies ist ein zusätzlicher Wert eines neuen Tools, insbesondere wenn die zuvor verwendeten Systeme über eingeschränkte Berichtsfunktionen verfügten. Noch wichtiger ist, dass Berichte mit einem neuen Tool ein echtes, hartes Feedback zur Wirksamkeit Ihres Verkaufsprozesses liefern. Im Zuge der digitalen Transformation von Unternehmen besteht schließlich ein wachsender Bedarf an neuen Leistungskennzahlen: http://www.geckoboard.com/blog/sales-kpis-how-to-define-the-right-metrics-for-your-b2b- Verkaufsteam / und mit einem neuen Tool können Sie diese definieren und später überprüfen.

  • Bleiben Sie in Kontakt mit Ihrem Team und Ihrem Implementierungspartner. Bitten Sie Ihr Team um Feedback: Stoßen Sie auf Probleme? Funktioniert der neue Verkaufsprozess wie gewünscht? Dauert etwas zu lange? Gibt es etwas, das sie schwierig oder irreführend finden? Wenn Sie all diese Antworten herausfinden, können Sie besser verstehen, was gut funktioniert hat und was vielleicht nicht funktioniert hat. Teilen Sie Ihr Feedback mit Ihrem Implementierungspartner, um die besten Lösungen zu finden. Vielleicht haben sie ähnliche Probleme gesehen, vielleicht nicht, aber sie sollten nach der Implementierung bei Ihnen sein, um Sie zu unterstützen.


Vergessen Sie nicht, dass Aktualisierungen eine der wichtigsten Funktionen einer SaaS-Lösung sind. Im Falle von Salesforce gibt es jedes Jahr drei Hauptversionen mit neuen Funktionen. Sie werden weiterhin in der Regel transparent sein, bieten jedoch häufig neue Möglichkeiten für Ihr Team und Ihr Unternehmen. Bleiben Sie in Kontakt mit einem Lösungsanbieter, kümmern Sie sich um einen “Key-User” in Ihrem Team und kommunizieren Sie bei Fragen jederzeit mit dem Implementierungspartner. Denken Sie auch immer daran, dass Ihr Sales-Workflow nicht für immer gegeben ist. Wenn sich dieser Prozess weiterentwickelt, sollte Ihr einmal implementiertes CRM-System dies auch tun.

85% der Unternehmen, die CRM-Software kaufen, um den Verkauf zu automatisieren, entscheiden sich nicht für die richtigen Tools, da sie keine Geschäftsziele definieren oder Prozesse entwickeln, um die Ziele zu erreichen.

22% aller Vertriebsmitarbeiter wissen immer noch nicht, was ein CRM-System ist, und 40% verwenden immer noch informelle Methoden wie Tabellenkalkulationen und E-Mail-Programme, um Kundendaten zu speichern.

Ein ordnungsgemäß implementiertes CRM-System kann einen ROI von 245% erzielen.


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